Quelle est l’utilité de notre Politique de confidentialité ?

Cogniteev, qui gère le site www.oncrawl.com, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.

A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de Cogniteev, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (« RGPD »).

En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d’au moins 15 ans, que vous soyez un de nos clients ou un « simple » visiteur du site www.oncrawl.com.

Si vous avez moins de l’âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l’autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse dpo@oncrawl.com.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

Naviguer sur notre site internet, bénéficier de nos services et pour que nous puissions répondre à vos demandes (ex : demandes d’information, réclamations, etc.) sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service possible.
Gérer notre service clients sur la base de l’exécution du contrat et de notre intérêt légitime à répondre au mieux à vos demandes et réclamations.
Rester informé de nos dernières offres et événements par email, sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et à prospecter de nouveaux potentiels clients.
Rester informé de nos dernières offres et événements par SMS, sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et à prospecter de nouveaux potentiels clients.
Rester informé de nos dernières offres et événements par téléphone, sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et à prospecter de nouveaux potentiels clients.
Gérer la facturation et les éventuels impayés, sur la base de notre intérêt légitime à obtenir une contrepartie à la fourniture de notre service et sur la base de nos conditions générales.
Nous suivre et commenter nos publications sur les réseaux sociaux sur la base de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
Utiliser notre messagerie instantanée sur la base de notre intérêt légitime à échanger facilement avec vous.
Recevoir notre newsletter qui vous informe sur toutes les actualités concernant nos services sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle.
Faire fonctionner les vidéos de notre site sur la base de notre intérêt légitime à vous proposer du contenu sous format vidéo.
Permettre le téléchargement de documents sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
Enregistrer les conversations et les réunions que nous avons avec vous dans une démarche d’amélioration de notre service clients, sur la base de votre consentement préalable et de notre intérêt légitime à améliorer la qualité de notre service et former notre personnel.
enregistrer les conversations et les réunions que nous avons avec vous lors de nos appels de prospection commerciale, sur la base de votre consentement préalable et de notre intérêt légitime à prouver l’exécution d’un contrat et former notre personnel.
permettre de vous faire participer à nos jeux concours, sur la base de notre intérêt légitime à les organiser et de l’exécution du règlement du jeu associé.

Comment avons-nous obtenu vos données personnelles ?

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes client de nos services ou « simple » visiteur de notre site www.oncrawl.com et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Toutefois, nous pouvons également obtenir vos données personnelles de manière indirecte de la part de partenaires si vous y avez consenti préalablement auprès de ces derniers.

Il est également possible que vos données personnelles soient traitées indirectement dans le cadre de salons ou de réseaux sociaux (ex : LinkedIn).

En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

Données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
Lorsqu’il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
Numéro de téléphone dans le cadre de nos campagnes de prospection commerciale par SMS et téléphone conservé pendant une durée maximum de 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous.
Adresse email, conservée pendant une durée maximum de 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous dans le cadre de nos campagnes de prospection par email, et conservée jusqu’à la fin de votre abonnement à la newsletter pour recevoir notre newsletter.
Données statistiques relatives au visionnage de nos vidéos qui sont anonymisées et conservées de manière illimitée.
Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
Cookies qui sont en général conservés pendant une durée de 13 mois maximum. Pour plus de détails sur l’utilisation que nous faisons de vos cookies, vous pouvez consulter notre politique cookies accessible à tout moment sur notre site internet.
Traceurs (« pixel de suivi ») qui sont généralement conservés après chaque communication par courriel. Pour plus de détails sur l’utilisation que nous faisons des traceurs, vous pouvez consulter notre politique cookies accessible à tout moment sur notre site internet.
Voix et vidéos enregistrées lors de réunions et conversations téléphoniques pendant une durée de 6 mois maximum à l’exception des appels permettant de justifier la conclusion d’un contrat conservés dans ce cas pendant les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans

A l’expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données personnelles vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
Droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles mis en œuvre à des fins de prospection commerciale.
Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit par l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse dpo@oncrawl.com. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l’unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s’assurer qu’ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFERONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNEES A DES TIERS OU A DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre site internet sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne.

Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n’utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n’était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre site internet ?

NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS N’UTILISONS AUCUN COOKIE PUBLICITAIRE POUR LE FONCTIONNEMENT DE CE SITE.

En revanche, nous vous informons que nous utilisons des cookies statistiques lorsque vous naviguez sur notre site internet. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l’intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle.

Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l’adresse dpo@oncrawl.com afin d’obtenir plus d’informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l’informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.

Certifié conforme par Dipeeo ®

Accord de protection des données

1. Introduction

L’Accord de protection des données (ci-après « Accord ») vise à régir l’utilisation des Données à caractère personnel des clients (ci-après le « Client ») de Cogniteev (ci-après le « Sous-traitant » ou « Cogniteev ») lorsqu’ils utilisent le service d’analyse de logs Oncrawl (ci-après le « Service »).

2. Définitions

Les termes « décision d’adéquation », « mesures techniques et organisationnelles », « personnes concernées », « protection dès la conception », « protection par défaut », « registre », « responsable(s) conjoint(s) », « responsable des activités de traitement », « sous-traitant », « traitement », « violation de données à caractère personnel » présents dans l’Accord ont les significations décrites aux articles 4 et suivants du RGPD.

Les autres termes sont définis ci-après :

« Accord » : désigne l’annexe au Contrat régissant l’utilisation des Données à caractère personnel du Client conformément aux dispositions de l’article 28 du RGPD aussi intitulé « Data Processing Addendum » (« DPA »)
« AIPD » : désigne une analyse d’impact qui permet de vérifier la proportionnalité des traitements de Données à caractère personnel et de prévenir les risques liés à un traitement de Données à caractère personnel
« Anonymisation » : désigne un traitement visant à rendre impossible l’identification des personnes concernées par les traitements réalisés dans le cadre du Service, et ce de manière irréversible
« Autorité de contrôle » : désigne l’autorité de contrôle en matière RGPD compétente pour le Service fourni par le Sous-traitant
« Client » : désigne l’entité ayant souscrit au Service fourni par le Sous-traitant
« Contrat » : désigne le contrat conclu entre le Sous-traitant et le Client afin d’utiliser le Service auquel est annexé le présent Accord
« Demande(s) de droit » : désigne le ou les droits fondamentaux créés par le RGPD aux articles 15 et suivants (ex : droit d’accès, droit d’effacement, etc.)
« Données à caractère personnel du Client » : désigne toute donnée se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable transmise au Sous-traitant et traitée par celui-ci pour le compte du Client dans le cadre du Service et dont la liste détaillée est présentée en annexe
« Partie(s) » : désigne conjointement le Client et le Sous-traitant
« RGPD » : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 […]
« Réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel » : désigne la Loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 […]
« Réversibilité » : désigne l’opération visant à permettre le transfert et l’intégration […]
« Service SaaS » : désigne un logiciel hébergé par le Sous-traitant […]
« Sous-traitant ultérieur » : désigne les sous-traitants recrutés […]
« Utilisateurs finaux » : désigne les personnes dont les Données à caractère personnel sont traitées […]

3. Relations contractuelles et durées

L’Accord est une annexe indivisible au Contrat signé entre le Client et le Sous-traitant pour l’utilisation du Service.
En cas de contradiction, les obligations prévues dans l’Accord prévalent sur le Contrat concernant le RGPD.

L’Accord est applicable pendant toute la durée du Contrat et peut se poursuivre au-delà tant que toutes les obligations prévues restent applicables.

4. Rôle des Parties et champ d’application

Le Client agit comme responsable des activités de traitement et Cogniteev agit en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Les Parties ne peuvent être considérées comme responsables conjoints.

L’Accord régit exclusivement les traitements réalisés dans le cadre du Service en tant que Sous-traitant.

5. Instructions et engagements

Le Sous-traitant s’engage à n’utiliser les Données à caractère personnel du Client que sur instructions documentées.
Il informe immédiatement le Client en cas d’instruction illégale.

Il s’engage à respecter le RGPD, à tenir un registre des activités, à appliquer la protection dès la conception et par défaut, et à ne jamais utiliser les données pour son propre intérêt.

Il garantit la sécurité des données et met en œuvre les mesures nécessaires.
Le Sous-traitant n’est jamais responsable des manquements du Client.

6. Assistance pour la réalisation des AIPD

Le Sous-traitant fournit les informations nécessaires mais n’est pas tenu de réaliser les AIPD pour le Client.

7. Assistance pour les Demandes de droit

Les Demandes des Utilisateurs finaux sont transférées au Client dans les meilleurs délais.
Le Sous-traitant exécute les actions techniques nécessaires sur demande écrite.

Les demandes adressées au Sous-traitant en tant que responsable du traitement ne sont pas transférées au Client.

8. Assistance sur les mesures de sécurité

Le Sous-traitant fournit toutes les informations nécessaires concernant les mesures techniques et organisationnelles.

9. Violations de Données à caractère personnel

Le Sous-traitant notifie le Client dans les 48 heures ouvrées après connaissance de toute violation.
Il n’est pas autorisé à prendre en charge les notifications auprès de l’Autorité de contrôle.

10. Sous-traitants ultérieurs

Le Client octroie une autorisation générale concernant les Sous-traitants ultérieurs, sous réserve d’être informé de tout changement.
Objections possibles sous 8 jours.

11. Hébergement et transferts en dehors de l’Union européenne

a) Hébergement des données

Les données sont hébergées au sein de l’UE. Tout hébergement hors UE nécessite l’accord préalable du Client.

b) Transferts des données

Le Client autorise les transferts hors UE uniquement sous conditions strictes (décisions d’adéquation, garanties appropriées, etc.).

12. Durées de conservation et sort des Données

Les données sont conservées uniquement pour la durée d’utilisation du Service puis supprimées.
Le Client doit récupérer ses données avant la fin du Contrat.

13. Audits

Le Client peut réaliser un audit écrit une fois par an.
Audit sur site possible en cas de violation avérée.

14. Coopération avec les autorités

Le Sous-traitant coopère avec la CNIL et informe le Client en cas de demandes les concernant.

15. Contact

Le Sous-traitant a nommé la société Dipeeo SAS comme DPO :

Adresse email : dpo@oncrawl.com

Adresse postale : Société Dipeeo SAS, 95 avenue du Président Wilson, 93100 Montreuil, France

Numéro de téléphone : 01 59 06 81 85

16. Révisions

Le Sous-traitant peut modifier l’Accord en cas d’évolution des règles ou du Service.

Certifié conforme par Dipeeo ®